ぽよぽよぐらし

暮らしの記録

ぽよ流〇新入社員のメモの保管方法〇

ぽよです。

 

社会人2年目になり,ようやく一通りの仕事を一人でこなすことができるようになってきました。

 

新入社員の皆さんは,まだまだメモを取りながら仕事をしなければならない時期かと思います。今回は,私の社会人1年目のときのメモの取り方を紹介します。よければ参考にしてくださいね。

 

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まずはメモ帳を持ち歩く

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新社会人の基本中の基本ですね。これを意識していない新入社員の方はいないかと思いますが,うっかり「メモ帳忘れた!」ってことがないようにしましょう。

 

手帳をメモ帳代わりにするのもいいですが,私の場合はポケットに収められるサイズのメモ帳を使用していました。

 

仕事内容にもよりますが,指導されている最中に「ちょっとやってみて!」と言われることが多々あります。この時,ポケットに収められないサイズのメモ帳を持っていると「置き場所がない!」とバタバタしてしまうことがあります。

 

ささいなことでもメモをとる

「ちょっと呼ばれただけだから」と思ってメモ帳をもっていかない,なんてことありませんか?

 

新入社員はほとんどすべてが「新しい情報」です。「これはメモをとらなくてもいいかも?」って思っていることまでメモを取っておくくらいの勢いでいいかと思います。

 

ただ,学生時代のときを思い出してください。ノートをとりまくると案外授業の内容が頭に入っていないことってありましたよね。ですので,メモを取ることに必死になりすぎて,頭で情報を整理する,という作業を怠る,なんてことがないようにしましょう。

 

余談ですが,私の上司は「これはメモ取らなくていいよ」「今からいろいろ話すけど,メモ取ったほうがいいよ」と先に説明してくれるタイプでした。情報の取捨選択が難しい新入社員の私にとってはすごくありがたかったです。私も後輩に説明するときは同じようなことを伝えるようにしています。

 

千切れるメモ帳を使う

私が使っていたメモ帳は,1枚ごとに切り取り線がついていて,千切れるタイプでした。

 

特定の仕事をするときにしか使わないメモは,普段から持ち歩く必要がなく,その特定の仕事をするときにメモを見るだけでいいですよね。

 

ですので,そのような仕事の場合は,メモを切り取って,その仕事に使う道具や書類と一緒に保管をしていました。こうすることで,その仕事に取り組むときに「あのメモどこだっけ!」ってメモ帳をパラパラ探す必要がなくなります。

 

PC上での作業に使うメモはPCに保存

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私の場合,ほとんどの仕事がPC上で行う仕事です。そのため,大体のメモがPCでの作業に関するものでした。

 

ある程度の仕事を説明された後は,メモ帳にメモをとるというよりはメモ帳から必要な情報を探し出すことになりますよね。

 

このとき,紙のメモ帳だとその情報を引き出すのに時間がかかってしまいます。ですから,私は紙にとったメモをPC上に保管することにしました。

 

やり方は簡単。それぞれのメモをデジタル化するだけです。PCの「メモ帳」機能で,テキストを打ち込んでもいいですし,メモをスキャンしてPDFとして保存してもOK。そしてそれらのメモを同じフォルダ内で保存すればOK

 

ポイントは「タイトルのつけ方」です。デジタル化することによるメリットは「情報の引き出しやすさ」が紙よりも格段に上であること。ひと工夫して,すぐに情報がひきだせるようにしましょう。

 

出張後のお金の清算に関するメモを例に説明します。あなただったらこのメモに,どんなタイトルを付けますか?

 

「出張後_お金の清算」だったり「お金の清算(出張後)」とかでしょうか。

 

私のタイトルのつけ方は「し_出張後のお金の清算」です。タイトルの頭文字を平仮名で入力しておきます。

 

きっと,このメモを探したくなるのは出張後にお金を清算するときです。そんなとき,50音順で並んでいるメモを集めたフォルダの中から,「出張」を探せばいいはず。「し」から始まるメモのあたりを眺めれば,すぐに見つけることができます。

 

自分だったら「お金の清算」に関するメモを探すな…と思った方は,「お_お金の清算(出張後)」というタイトルのつけ方でもいいかもしれませんね。

 

PCのファイルには「タグ」という機能もあるのですが,いちいちプロパティからタグをつけるのが面倒なので私はこのやり方でメモを保存しています。

 

このメモの保管の仕方は,あくまでデスクワークが中心の方向けです。営業だったり,現場で体を動かしながら仕事をする方は,PC開いてメモを確認するなんてことはできませんから,紙のメモ帳での工夫の仕方を探しましょう。

 

新入社員のメモの取り方

今回は,メモの取り方について紹介しました。

 

偉そうにいろいろと書きましたが,わたしもまだまだ未熟な社会人。新しい仕事が来るたびにメモを取ることを忘れずに行っています。二度,同じ説明を上司にさせるのはお互いにとって時間の無駄です。一度聞いたらその情報は確実に自分のものにする,という気持ちで仕事をしていきましょう。